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IT-Hardwarelieferanten und Managed-Print-Service-Unternehmen liefern Geräte und Dienste auf Basis langfristiger Verträge. Die Kernherausforderung: Verträge laufen unbemerkt ab, Kunden wechseln bei Verlängerung zu Wettbewerbern und Verbrauchsüberschreitungen werden spät erkannt. KI-Agenten automatisieren Vertragskommunikation und Verbrauchsüberwachung damit Kundenbetreuer sich auf Beziehungsmanagement und Up-Selling konzentrieren können.
Vertragsverwaltung und Verfallsdatum-Überwachung
Ein KI-Agent überwacht alle Vertragsablaufdaten: 6 Monate vor Vertragsablauf erhält der Kundenbetreuer eine Benachrichtigung um Verlängerungsgespräche zu starten. 4 Monate vor Ablauf erhält der Kunde automatisch einen persönlichen Verlängerungsvorschlag mit einer aktualisierten Hardware-Spezifikation und einem Vergleich mit der aktuellen Situation. Das System überwacht ob der Kunde reagiert und eskaliert bei Schweigen.
- Vertragsablauf-Alert: 6 Monate vor Ablauf an Kundenbetreuer
- Verlängerungsvorschlag: 4 Monate vor Ablauf an Kunden
- Reaktionsüberwachung: Eskalation nach 2 Wochen ohne Reaktion
- Wettbewerber-Check: Signal wenn Kunde nach Wettbewerberangebot fragt
Servicebenachrichtigung und Störungsverwaltung
IT-Hardware und Druckgeräte erfordern periodische Wartung und haben manchmal Störungen. Ein KI-Agent verwaltet den Servicefluss: Geräte mit Remote-Monitoring senden automatisch eine Warnung bei niedrigem Tonerstand, Papierstau oder Präventivwartung. Der Kunde erhält eine automatische Servicebenachrichtigung mit der erwarteten Lösungsaktion und ETA. Das System überwacht SLA-Reaktionszeiten und eskaliert bei drohender Überschreitung.
- Toner-Alert: automatisch bei niedrigem Tonerstand
- Störungsbenachrichtigung: sofort an Serviceteam und Kunden
- SLA-Überwachung: Alert bei drohender Reaktionszeitüberschreitung
- Präventivwartung: automatische Einplanung basierend auf Zählerständen
Büroeinrichtung und Projektnachverfolgung
Büroeinrichtungsunternehmen liefern Möbel, Arbeitsplätze und Raumplanungslösungen. Ein KI-Agent verwaltet den Projektfluss: bei einem Einrichtungsprojekt erhält der Kunde automatisch wöchentlich ein Fortschrittsupdate mit dem Lieferstatus der bestellten Artikel. Nach Abschluss sendet das System eine Zufriedenheitsumfrage und eine Nachverfolgung für etwaige Garantieanfragen oder zusätzliche Einrichtung.
Your Company OS implementiert KI-Agenten für IT-Hardwarelieferanten, Managed-Print-Service-Unternehmen, Büroeinrichtungsunternehmen, Arbeitsplatzlösungsanbieter und kombinierte IT-und-Büro-Dienstleister die ihre Vertragsverwaltung und Kundenkommunikation automatisieren möchten.
Geschrieben von
Jorg Hartog
Mitinhaber · Vertrieb & Marketing
Arbeitet an der Zusammenarbeit zwischen KI und Menschen. Bei Your Company OS übersetzt er diese Zusammenarbeit in Arbeitsabläufe, von denen Teams im Mittelstand sofort profitieren.
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