Documenten controleren
Binnengekomen documenten herkennen, ordenen en ontbrekende onderdelen markeren.
Administratie automatiseren
Minder achter stukken aan. Meer administratie die klaarstaat.
Een AI-collega die documenten, klantinfo, open vragen en terugkerende controles voorbereidt voordat je administratie of backoffice ermee aan de slag gaat.
Administratie automatiseren betekent dat documenten zoals facturen automatisch worden uitgelezen, gecontroleerd en klaargezet in je boekhouding. Een AI-collega doet het invoerwerk en markeert uitzonderingen voor jouw akkoord. De boekhouding zelf blijft bij mensen. Kosten bij Your Company OS: een pilot van 4 weken voor €999 excl. btw, daarna een tarief per 4 weken dat we vooraf met je afstemmen.
Administratie en backoffice
EERSTE PILOT
Start met documentstatus, klantvragen of rapportagevoorbereiding.
Completere dossiers
Minder herinnerwerk
Snellere backoffice-verwerking
Your Company OS
Eén plek waar je systemen, je team en je AI-collega's samenkomen.
Verbind
Je systemen praten met elkaar: mail, agenda, CRM en boekhouding. Je vervangt niets.
Automatiseer
Terugkerend werk loopt vanzelf. Jij keurt de belangrijke stappen goed.
Werk samen
Je team en je AI-collega's werken in dezelfde dossiers, met één gedeeld geheugen.
Hoe loopt een factuurstroom met een AI-collega?
- 1. De inkoopfactuur komt binnen via mail of een map.
- 2. De AI leest leverancier, bedrag, btw en factuurnummer uit.
- 3. De AI controleert op ontbrekende gegevens en dubbele facturen.
- 4. De boeking wordt klaargezet in je boekhoudpakket.
- 5. Uitzonderingen gaan naar een mens; de rest wacht op één akkoord.
Welke administratie kun je automatiseren en met welke pakketten?
Koppelingen met onder meer Exact, Moneybird en Snelstart bespreken we per pakket op de aparte pagina’s.
| Werk | Wat de AI voorbereidt |
|---|---|
| Inkoopfacturen | Uitlezen, controleren en boeking klaarzetten |
| Bonnetjes en declaraties | Gegevens ordenen en categorie voorstellen |
| Debiteurenopvolging | Overzicht en concept-herinneringen ter goedkeuring |
| Rapportage | Cijfers samenvatten met afwijkingen |
Wat is een veilige eerste stap?
Begin met administratie die veel controle en weinig oordeel vraagt, zoals inkoopfacturen van terugkerende leveranciers. Laat de AI in de eerste weken alleen klaarzetten en boek zelf; zodra de uitkomsten kloppen, schuif je het akkoord op.
Wat kost administratie automatiseren?
Je start met een pilot van 4 weken voor €999 excl. btw. Daarna is het een vaste dienst per 4 weken, tegen een tarief dat we vooraf met je afstemmen.
Administratie zonder stapels losse vragen
Begin met administratie die veel controle en weinig oordeel vraagt.
De beste eerste stap is niet alles automatisch boeken. Start met documenten controleren, ontbrekende info uitvragen en dossiers compleet klaarzetten voor je backoffice.
Ontbrekende info najagen
Klanten of collega’s krijgen automatisch een duidelijke vraag om missende input aan te leveren.
Dossiers compleet maken
Per klant of project wordt zichtbaar wat compleet is, wat mist en wat actie vraagt.
Rapportages voorbereiden
Losse data en notities worden omgezet naar samenvatting, status en actiepunten.
Mailbox sorteren
Administratieve mails worden gecategoriseerd en klaargezet voor verwerking.
Controlepunten signaleren
Afwijkingen, ontbrekende velden of onlogische input worden gemarkeerd voordat ze problemen geven.
WAAROM YOURCOMPANYOS
Geen werk meer dat tussen je tools blijft liggen.
Een aanvraag in je mail, een afspraak in WhatsApp, een cijfer in Excel: nu typt iemand het over of vraagt het na. In Your Company OS hoeft dat niet meer.
Your Company OS
Outlook
Anne-Marit
Exact
HubSpot
Agenda
Tijn
Excel
WhatsApp
Cyrill
Karel
Frits
HenkAANPAK IN 4 WEKEN
We bouwen niet alles tegelijk. We maken één terugkerende workflow live.
- 01
Kies het proces
Samen kiezen we het eerste proces: terugkerend, afgebakend en goed te meten.
- 02
Verbind je systemen
Mail, formulieren, CRM, Drive en je bestaande documenten worden gekoppeld.
- 03
Automatiseer de stappen
Samen leggen we de regels vast: wat loopt vanzelf en wanneer gaat het naar een mens.
- 04
Werk samen, met controle
Jij houdt de controle: bij gevoelige stappen vraagt het eerst jouw akkoord.
Per boekhoudpakket
Automatiseren per boekhoudpakket
Per pakket zie je welke processen terugkomen, wat je nodig hebt om te starten en wanneer automatisering juist niet loont.
SnelStart automatiseren
Moneybird automatiseren
e-Boekhouden automatiseren
Exact Online automatiseren
Jortt automatiseren
Rompslomp automatiseren
Xero automatiseren
AFAS automatiseren
Twinfield automatiseren
Visma eAccounting automatiseren
Wat klanten zelf vertellen
Drie bedrijven vertellen hoe ze met Your Company OS werken. Hun verhalen gaan over de samenwerking en de werkwijze, niet over boekhoudpakketten.
Bekijk alle klantverhalenWalter van de Geest
Zwemschool Snorkeltje
Over de startsituatie met losse systemen en hoe korte lijnen en feedback het verschil maakten.
Bekijk verhaal ↗Ruben van TwillertTTG Agency
Over meer varianten maken zonder de eigen creatieve inbreng van het team te verliezen.
Bekijk verhaal ↗Jorg HartogMatch-day
Over van losse AI-experimenten per afdeling naar één gedeeld brein.
Bekijk verhaal ↗Veelgestelde vragen
Snel antwoord op de belangrijkste vragen.
Hoe kun je facturen automatiseren met AI?+
De AI leest de factuur uit, controleert op ontbrekende gegevens en dubbelen en zet de boeking klaar in je boekhouding. Een mens beoordeelt uitzonderingen en geeft akkoord.
Welke administratie kun je automatiseren?+
Vooral voorbereiding en controle: documenten ordenen, ontbrekende informatie signaleren, klantvragen sorteren, rapportages klaarzetten en dossiers compleet maken.
Wat is een goede eerste pilot voor administratie automatiseren?+
Start met documentstatus, ontbrekende gegevens of rapportagevoorbereiding. Dat werk komt vaak terug, heeft duidelijke input en levert snel tijdwinst op.
Boekt de AI automatisch alles in?+
Niet als eerste stap. We beginnen met voorbereiden, controleren en signaleren. Dieper boeken of verwerken kan later als de regels helder zijn.
Is dit veilig met klantdata?+
Ja, mits goed ingericht. We werken met rechten, logging, menselijke controle en passende verwerkersafspraken.
Peter van de Groep
Commercieel aanspreekpunt bij Your Company OS
JOUW AANSPREEKPUNT
Welke workflow kost jullie elke week te veel tijd?
Plan een intake. We kiezen samen het eerste proces en maken concreet wat het je oplevert.