Inbox naar actielijst
Binnenkomende mails worden samengevat, geprioriteerd en omgezet naar concrete acties.
Workflow automatisering
Eén workflow minder handwerk. Elke week opnieuw winst.
Workflow automatisering werkt pas als het aansluit op hoe je team echt werkt. Your Company OS bouwt daarom eerst één duidelijke pilot: klein genoeg om snel live te zetten, belangrijk genoeg om verschil te maken.
Workflowautomatisering laat de stappen van een terugkerende taak automatisch verlopen, van een binnenkomende mail tot een boeking in je systeem. Met AI kan dat ook als de invoer rommelig is, bijvoorbeeld bij een vrije tekst. Kies een tool voor vaste regels en een AI-collega voor werk met oordeel.
Workflow-gedreven teams
EERSTE PILOT
Start met de workflow waar nu de meeste vertraging, herhaling of gemiste opvolging zit.
Eén workflow, direct toepasbaar
Direct meetbaar in tijd en opvolging
Past bij bestaande tools en kanalen
Your Company OS
Eén plek waar je systemen, je team en je AI-collega's samenkomen.
Verbind
Je systemen praten met elkaar: mail, agenda, CRM en boekhouding. Je vervangt niets.
Automatiseer
Terugkerend werk loopt vanzelf. Jij keurt de belangrijke stappen goed.
Werk samen
Je team en je AI-collega's werken in dezelfde dossiers, met één gedeeld geheugen.
Wat zijn voorbeelden van workflow automatisering?
- Een nieuw formulier wordt een lead in het CRM met een samenvatting en een opvolgtaak.
- Een inkoopfactuur wordt uitgelezen en klaargezet in de boekhouding.
- Een klantvraag in de mailbox wordt gesorteerd en met een concept doorgezet naar de juiste collega.
- Een offerteaanvraag wordt aangevuld en omgezet naar een briefing.
- Een wekelijkse update wordt uit losse bronnen samengesteld tot een rapportage.
Workflow-tool of AI-collega: wanneer kies je wat?
Een uitgebreide vergelijking staat in onze gids over n8n, Zapier en Make.
| Situatie | Past beter bij |
|---|---|
| Vaste regels, gestructureerde gegevens, stabiele koppeling | Een workflow-tool zoals n8n, Make of Zapier |
| Vrije tekst, wisselende invoer, oordeel nodig | Een AI-collega |
| Eenmalige koppeling tussen twee systemen | Een workflow-tool |
| Een proces met uitzonderingen en menselijke goedkeuring | Een AI-collega, eventueel samen met een workflow-tool |
Hoe begin je met workflowautomatisering?
Leg één proces vast: trigger, bronnen, stappen, wie akkoord geeft en wat het resultaat is. Automatiseer eerst de stappen met veel herhaling en weinig oordeel, en meet voordat je uitbreidt.
Wat kost workflowautomatisering met een AI-collega?
Een vast bedrag per 4 weken dat we vooraf met je afstemmen, na een pilot van 4 weken voor €999 excl. btw.
TAKEN DIE JE UIT HANDEN GEEFT
Waar je direct werk uit handen geeft
Concrete taken die elke week terugkomen en snel meetbaar zijn.
Offerteaanvraag naar briefing
De agent verzamelt wensen, context, ontbrekende info en maakt een offertebriefing.
Lead naar opvolging
Nieuwe leads worden herkend, verrijkt en klaargezet voor snelle opvolging.
Intake naar dossier
Antwoorden, documenten en open vragen worden gebundeld in één werkbaar dossier.
Planning naar voorbereiding
Klantvraag, beschikbaarheid, materiaal en teamacties worden voorbereid.
Gesprek naar rapportage
Notities en input worden vertaald naar samenvatting, besluiten en vervolgstappen.
Koopvraag
Wanneer kies je workflow automatisering met AI?
Als werk blijft hangen tussen inbox, CRM, documenten en collega’s. Dan helpt een AI-collega niet met losse tekst, maar met overdracht.
Goed eerste proces
Veel herhaling, duidelijke input en een vaste output. Denk aan leadopvolging, offertevoorbereiding of klantvragen.Wat AI toevoegt
De AI-collega leest context, stelt vervolgvragen, vat samen en zet een taak of briefing klaar.Wat mens blijft doen
Prijs, belofte, inhoudelijk oordeel en verzending blijven bij je team. Zo houd je grip.Wanneer uitbreiden
Pas na één werkende workflow. Dan voeg je nieuwe bronnen, regels en taken toe.
Input → regels → output → controle
Een AI-workflow werkt pas als de overdracht klopt.
Workflow automatisering faalt vaak omdat alleen de koppeling wordt gebouwd. Your Company OS legt ook vast wat de AI-collega moet begrijpen, waar hij stopt en welke output je team nodig heeft.
Input
Welke mail, aanvraag, notitie, formulier of klantdata start de workflow?
Regels
Welke beslisregels, toon, uitzonderingen en escalaties gelden?
Output
Moet er een taak, briefing, conceptantwoord, samenvatting of checklist uitkomen?
Controle
Welke stappen mag de agent zelf doen en waar kijkt een mens mee?
AI + automatisering samen
Gebruik AI voor context. Gebruik koppelingen voor vaste stappen.
AI-agent
begrijpt tekst, vat samen, stelt vervolgvragen en maakt werk overdraagbaar
Make/Zapier
verplaatst vaste data tussen systemen zodra regels voorspelbaar zijn
Menselijke controle
blijft nodig bij uitzonderingen, prijsafspraken en inhoudelijk oordeel
Koopvragen vóór de pilot
Dit moet helder zijn voordat je workflow automatisering start.
Deze vragen bespreken we in het eerste gesprek.
Welk werk blijft nu elke week liggen?
Kies werk met herhaling: intake, inbox, leadopvolging, offertevragen, planning of rapportage.
Welke systemen raken de workflow?
Mail, formulieren, CRM, agenda, documenten en tickets bepalen hoe licht of zwaar de pilot wordt.
Waar moet een mens verplicht meekijken?
Prijs, belofte, klacht, risico en inhoudelijk oordeel blijven bij mensen. De AI-collega bereidt voor.
Wanneer is de pilot geslaagd?
Meet op minder zoekwerk, snellere opvolging, completere overdracht of minder vergeten stappen.
WAAROM YOURCOMPANYOS
Geen werk meer dat tussen je tools blijft liggen.
Een aanvraag in je mail, een afspraak in WhatsApp, een cijfer in Excel: nu typt iemand het over of vraagt het na. In Your Company OS hoeft dat niet meer.
Your Company OS
Outlook
Anne-Marit
Exact
HubSpot
Agenda
Tijn
Excel
WhatsApp
Cyrill
Karel
Frits
HenkAANPAK IN 4 WEKEN
We bouwen niet alles tegelijk. We maken één terugkerende workflow live.
- 01
Kies het proces
Samen kiezen we het eerste proces: terugkerend, afgebakend en goed te meten.
- 02
Verbind je systemen
Mail, formulieren, CRM, Drive en je bestaande documenten worden gekoppeld.
- 03
Automatiseer de stappen
Samen leggen we de regels vast: wat loopt vanzelf en wanneer gaat het naar een mens.
- 04
Werk samen, met controle
Jij houdt de controle: bij gevoelige stappen vraagt het eerst jouw akkoord.
Veelgestelde vragen
Snel antwoord op de belangrijkste vragen.
Wat is workflowautomatisering?+
Workflowautomatisering laat de stappen van een terugkerende taak automatisch verlopen, zodat gegevens en taken zonder handwerk van het ene naar het andere systeem of de volgende persoon gaan.
Waarom met een AI-collega in plaats van alleen Zapier of Make?+
Omdat veel werk niet alleen klikken of data verplaatsen is. Een AI-collega kan tekst begrijpen, vragen stellen, samenvatten, controleren en acties voorbereiden.
Welke workflow kiezen we eerst?+
De workflow met veel herhaling, duidelijke regels en zichtbare impact: vaak leadopvolging, offertevoorbereiding, inbox of administratie.
Wat moet je vastleggen voor workflow automatisering?+
Leg per workflow vast welke input binnenkomt, welke regels gelden, welke output nodig is en waar menselijke controle verplicht blijft.
Wat zijn goede voorbeelden van workflow automatisering met AI?+
Goede voorbeelden zijn inbox naar actielijst, offerteaanvraag naar briefing, lead naar opvolging, intake naar dossier, planning naar voorbereiding en gesprek naar rapportage.
Peter van de Groep
Commercieel aanspreekpunt bij Your Company OS
JOUW AANSPREEKPUNT
Welke workflow kost jullie elke week te veel tijd?
Plan een intake. We kiezen samen het eerste proces en maken concreet wat het je oplevert.