Aanvraag naar complete briefing
Binnenkomende vragen worden samengevat, ontbrekende info wordt uitgevraagd en je team krijgt een duidelijke briefing.
Proces automatisering voor MKB
Maak van één stroperig proces een AI-collega die doorpakt.
Proces automatisering werkt pas als je niet alles tegelijk probeert te doen. Your Company OS kiest met jou het proces dat elke week tijd, geld of opvolging kost en zet daar een werkende AI-collega op.
Processen automatiseren betekent dat terugkerende stappen, zoals informatie verzamelen, controleren en opvolgen, zonder handwerk verlopen. Met AI kan dat ook bij werk dat niet in vaste regels past, zoals een mail begrijpen. Begin met één proces dat elke week tijd kost en laat een mens gevoelige stappen goedkeuren.
MKB-bedrijven met terugkerend handwerk
EERSTE PILOT
Start met het proces waar nu de meeste vertraging, herhaling of gemiste opvolging zit.
Meetbaar in tijd en opvolging
Mens houdt controle bij uitzonderingen
Eerste proces live zonder groot IT-project
Proces automatisering is de vraag welk proces je als eerste aanpakt, en dat is bijna nooit het proces dat het luidste klaagt.
Lees ook: AI-automatisering de pagina die het verschil uitlegt tussen regels, workflowtools en AI in je processen.
Daarom scoren we eerst op vier dingen: hoe vaak het voorkomt, hoe duidelijk de invoer is, of de uitkomst te controleren valt en of er iemand is die de uitzondering beslist. Pas daarna kijken we naar de tool.
DE KEUZE
Kies het proces dat vaak terugkomt, niet het proces dat het hardst klaagt.
Het proces waar iedereen van zucht is zelden het beste startpunt. Er zit vaak veel maatwerk in, de afspraken zijn niet vastgelegd en de uitzonderingen zijn de regel. Een proces dat elke week hetzelfde terugkomt met dezelfde soort invoer levert in vier weken meer op, ook als het minder pijn doet.
Your Company OS
Eén plek waar je systemen, je team en je AI-collega's samenkomen.
Verbind
Je systemen praten met elkaar: mail, agenda, CRM en boekhouding. Je vervangt niets.
Automatiseer
Terugkerend werk loopt vanzelf. Jij keurt de belangrijke stappen goed.
Werk samen
Je team en je AI-collega's werken in dezelfde dossiers, met één gedeeld geheugen.
Hoe automatiseer je een proces in vijf stappen?
- 1. Kies één proces dat elke week terugkomt, duidelijke input heeft en nu vertraging geeft.
- 2. Beschrijf het proces zoals het nu loopt: wie doet wat, met welke gegevens, waar blijft het liggen.
- 3. Bepaal wat de AI voorbereidt of uitvoert en waar een mens akkoord geeft.
- 4. Koppel de bronnen en test met echte voorbeelden uit je eigen organisatie.
- 5. Meet tijd en opvolging, stuur bij en kies pas daarna het volgende proces.
Welke bedrijfsprocessen kun je als eerste automatiseren?
We noemen bewust geen vaste tijdwinst: die verschilt per bedrijf en volume. In de inwerkperiode meten we op jouw eigen werk.
| Proces | Wat de AI-collega doet | Wat je meet |
|---|---|---|
| Leadopvolging | Herkent nieuwe leads en zet opvolging klaar met context | Aandeel leads dat dezelfde dag is opgevolgd |
| Klantvragen in de mailbox | Sorteert, prioriteert en stelt antwoorden op ter controle | Tijd tot eerste reactie |
| Offertevoorbereiding | Maakt aanvragen compleet en zet een briefing klaar | Aantal aanvragen dat zonder terugvragen door kan |
| Dossiercontrole | Controleert ontbrekende documenten voordat iemand begint | Aandeel complete dossiers bij start |
| Rapportage | Zet updates en notities om in een samenvatting met acties | Uren per week voor rapportage |
Wat is het verschil tussen proces- en workflowautomatisering?
Procesautomatisering kijkt naar het hele terugkerende proces van aanvraag tot resultaat. Workflowautomatisering richt zich op de concrete stappen en overdrachten binnen dat proces. In de praktijk loop je door beide heen; de eerste vraag is altijd welk proces het meeste oplevert.
Wat kost het om een proces te automatiseren?
Bij Your Company OS betaal je een vast bedrag per 4 weken dat we vooraf met je afstemmen, na een pilot van 4 weken voor €999 excl. btw. Het tarief hangt af van je organisatie, de taken en de koppelingen en wordt vooraf met je afgestemd.
ZES PROCESSEN, ZES EERSTE STAPPEN
Wat er per proces als eerste uit handen gaat
Per proces is één stap gekozen die het meest terugkomt en het minst van uitzonderingen afhangt. Dat is de stap die na vier weken aantoonbaar anders loopt.
Lead naar opvolgactie
Nieuwe leads worden herkend, verrijkt en klaargezet voor snelle opvolging met context en volgende stap.
Mailbox naar werkvoorraad
Losse mails worden gecategoriseerd, geprioriteerd en vertaald naar acties, eigenaren en open punten.
Dossier naar controlelijst
Documenten, klantinformatie en ontbrekende onderdelen worden gecontroleerd voordat iemand inhoudelijk begint.
Offertevraag naar voorbereiding
Wensen, randvoorwaarden, risico’s en ontbrekende antwoorden komen samen in een offertebriefing.
Status naar rapportage
Updates, notities en data worden omgezet naar samenvatting, besluitpunten en acties.
Proces automatisering zonder groot IT-traject
Zo kies je het eerste proces dat AI mag versnellen.
Niet praten over alles automatiseren, maar kiezen waar werk nu blijft liggen.
Veel herhaling
Elke week komen dezelfde mails, aanvragen, dossiers of rapportages terug.
Duidelijke start
De input is herkenbaar: formulier, mailbox, document, CRM-regel of klantvraag.
Werkbare output
Het team krijgt een briefing, taak, conceptantwoord, checklist of samenvatting.
Mens houdt controle
Prijs, risico, uitzondering en inhoudelijk oordeel blijven bij mensen.
De inwerkperiode · 4 weken · een tarief dat we vooraf met je afstemmen
We werken je AI-collega samen met jou in op één proces. Daarna kies jij.
Week 1-2
Proces kiezen, voorbeelden verzamelen, regels en grenzen vastleggen, systemen koppelen.
Week 3-4
AI-collega samen testen op echte cases en output verbeteren met feedback van je team.
Daarna kies jij
Proeftijd verlengen en uitbreiden: leadopvolging, workflow automatisering of administratie automatiseren.
WAT HET OPLEVERT
Waarom het luidste proces zelden de beste eerste keuze is
Een proces dat veel klachten oplevert, heeft vaak geen informatieprobleem maar een afsprakenprobleem. Automatisering legt dan een bestaande onduidelijkheid vast. Een rustiger proces met veel volume levert sneller resultaat en maakt de afspraken zichtbaar die je bij de lastige processen nodig hebt.
We meten per proces de doorlooptijd, het aantal keren dat werk blijft liggen en het aantal stappen dat een medewerker nog handmatig doet.
Your Company OS
Outlook
Anne-Marit
Exact
HubSpot
Agenda
Tijn
Excel
WhatsApp
Cyrill
Karel
Frits
Henk
Teams
Drive
Slack
SharePointVOOR DE PILOT
Niemand weet hoeveel tijd het proces echt kost.
- het werk zit verspreid over mail, telefoon en een gedeelde map
- de stappen staan in het hoofd van één collega
- niemand meet hoe vaak het misgaat, alleen dat het misgaat
- uitzonderingen worden per geval opgelost en niet vastgelegd
NA DE PILOT
Het proces heeft een vaste route en een meetpunt.
- de invoer komt op één plek binnen
- de vaste stappen lopen zonder tussenkomst
- uitzonderingen komen bovenaan met de vraag erbij
- je ziet per week hoeveel er doorheen gaat en waar het stokt
AANPAK IN 4 WEKEN
Vier weken op één proces, met een meetpunt per week.
- 01
Kies het proces
Samen kiezen we het eerste proces: terugkerend, afgebakend en goed te meten.
- 02
Verbind je systemen
Mail, formulieren, CRM, Drive en je bestaande documenten worden gekoppeld.
- 03
Automatiseer de stappen
Samen leggen we de regels vast: wat loopt vanzelf en wanneer gaat het naar een mens.
- 04
Werk samen, met controle
Jij houdt de controle: bij gevoelige stappen vraagt het eerst jouw akkoord.
Het resultaat is een proces dat loopt, niet een rapport erover.
Na de inwerkperiode is er één proces dat aantoonbaar anders loopt, met de afspraken op papier: wat de AI-collega zelf doet, wat hij voorbereidt en waar een mens beslist.
Veelgestelde vragen over proces automatisering
De vragen die vooraf het vaakst spelen bij het kiezen van een eerste proces.
Hoe kun je processen automatiseren met AI?+
Kies één terugkerend proces, beschrijf hoe het nu loopt, bepaal wat de AI voorbereidt en wat een mens goedkeurt, koppel de bronnen en test met eigen voorbeelden. Meet daarna tijd en opvolging voordat je uitbreidt.
Wat is proces automatisering?+
Proces automatisering betekent dat terugkerende stappen slimmer of automatisch verlopen: informatie verzamelen, controleren, opvolgen, samenvatten en werk klaarzetten voor je team.
Welk proces automatiseer je als eerste?+
Kies een proces met veel herhaling en duidelijke output, zoals leadopvolging, aanvraagintake, klantvragen, offertevoorbereiding of administratie.
Is proces automatisering hetzelfde als workflow automatisering?+
Ze overlappen. Proces automatisering kijkt naar het hele terugkerende proces; workflow automatisering focust meer op de concrete stappen en overdrachten binnen dat proces.
Wanneer levert proces automatisering snel resultaat op?+
Als het proces elke week terugkomt, duidelijke input heeft en nu vertraging geeft. Denk aan aanvragen die blijven liggen, mails die eerst uitgezocht moeten worden of dossiers waar steeds dezelfde gegevens ontbreken.
Peter van de Groep
Commercieel aanspreekpunt bij Your Company OS
JOUW AANSPREEKPUNT
Welk proces kost jullie elke week de meeste handmatige stappen?
Plan een intake. We scoren je processen op volume, invoer en uitzonderingen, en kiezen samen de eerste.