Vooral terugkerend kennis- en communicatiewerk: orderintake, offertetrajecten, onboarding van nieuwe klanten, facturatie, klantvragen, dossieropbouw, planning en rapportage. Het gaat steeds om processen waarbij informatie binnenkomt, uitgezocht, gecontroleerd en overgedragen moet worden. Processen die volledig in vaste regels passen, zoals het doorboeken van een bankregel, zijn vaak beter af met een standaardkoppeling. Processen met veel uitzonderingen vragen eerst een duidelijke afspraak over wie wat beslist.
Nee. Wie alles tegelijk wil, krijgt een traject dat maanden duurt en in de tussentijd niets oplevert. De beste start is één proces dat vaak terugkomt, duidelijke input heeft en nu zichtbaar tijd kost. Daarna breiden we uit naar een tweede en derde proces, steeds met dezelfde werkwijze: eerst kijken wat er echt gebeurt, dan inrichten, dan meten. Zo blijft elke stap controleerbaar en kun je tussentijds stoppen zonder dat er iets half af is. De processen die daarna volgen, zijn meestal de processen die aan het eerste vastzitten.
In de inwerkperiode van 4 weken werken we je AI-collega samen met jou in op één proces, met duidelijke controlepunten en menselijke goedkeuring waar dat nodig is. In die weken test hij met echt werk, niet met voorbeelddata. Aan het eind van de periode kies je of je de proeftijd verlengt of niet. Duurt het langer voordat een proces goed loopt, dan ligt dat bijna altijd aan ontbrekende afspraken of aan een koppeling die nog niet beschikbaar is, en dat benoemen we dan meteen in plaats van eromheen te werken.
Kies het proces met veel herhaling, een duidelijke input, een controleerbare output en zichtbaar effect op tijd, opvolging of dossierkwaliteit. Vraag je af hoe vaak het per week gebeurt, hoeveel mensen eraan trekken en wat er misgaat als het blijft liggen. Processen met veel uitzonderingen of financiële eindverantwoordelijkheid zijn geen goede eerste pilot. Orderintake en klantvragen zijn dat vaak wel, facturatie meestal pas als tweede of derde stap, als de gegevens die erin gaan al kloppen.
Nee. De eerste pilot kan vaak starten met mail, formulieren, documenten of een export uit je bestaande systeem. Diepere koppelingen met bijvoorbeeld Exact Online, Moneybird of HubSpot komen daarna, als de workflow bewezen is en je weet welke gegevens echt nodig zijn. Anders bouw je koppelingen voor stappen die achteraf anders blijken te lopen. We beginnen dus met wat er al is en breiden uit waar het werk erom vraagt, niet waar een systeem het toevallig toelaat.
De AI-collega leest, vat samen, controleert, vraagt ontbrekende informatie uit en zet werk klaar: een conceptorder, een briefing, een conceptfactuur, een antwoord of een taak bij de juiste persoon. Je medewerker beslist over prijs, marge, toezeggingen, uitzonderingen en alles wat met de relatie te maken heeft. Die verdeling leggen we per proces vast, zodat duidelijk is welke stappen de AI-collega zelf mag afronden en waar altijd een mens tussenzit. Verandert de afspraak later, dan passen we die verdeling aan in plaats van hem te laten verwateren.
Elk proces krijgt een duidelijke escalatieroute. Wat buiten de afspraken valt, komt met context bij een mens terecht in plaats van stil te blijven liggen. De AI-collega logt wat hij doet en waar hij twijfelt, zodat je achteraf kunt zien waarom iets is voorgesteld. Fouten in de invoer worden gemarkeerd voordat er iets de deur uit gaat. In de inwerkperiode spreken we samen door wat een uitzondering is en wat binnen de normale afhandeling valt, en die afspraken zijn de basis voor wat hij zelf mag doen.
Dat vraagt inrichting, geen belofte. We werken met toegangsrechten per rol, logging van acties en menselijke goedkeuring op stappen die geld of toezeggingen raken. Verwerking vindt plaats binnen Europa en we leggen afspraken vast in een verwerkersovereenkomst. De AI-collega krijgt alleen toegang tot de bronnen die je vrijgeeft, en verstuurt niets zonder akkoord als je dat zo instelt. Bij financiële of juridische duiding blijft de controle bij de verantwoordelijke medewerker, ook als de AI-collega het voorwerk heeft gedaan.
Naast elkaar, en meestal samen. Zapier en Make zijn sterk in vaste stappen: als dit binnenkomt, zet het daar neer. Een AI-collega is sterk in wat daar tussenin zit: begrijpen wat er staat, een vraag stellen als er iets mist, een samenvatting maken en een vervolgstap voorstellen. Je kunt de bestaande koppelingen dus houden en de AI-collega het denkwerk laten doen waar de koppeling stopt. Wat we niet doen, is een werkende koppeling vervangen door iets dat minder betrouwbaar is.
Iemand die het proces echt kent, een paar voorbeelden van hoe het nu binnenkomt en wat er dan mee gebeurt, en toegang tot de systemen die erbij horen. Verder heb je een beslisser nodig die knopen doorhakt over uitzonderingen en goedkeuringen, en een paar uur per week van de mensen die het werk nu doen. Dat is genoeg voor de eerste inwerkperiode. Een projectplan, een stuurgroep of een nieuwe toolstack is niet nodig om te beginnen.
Ja, en dat is meestal de basis onder de antwoorden die hij voorbereidt. We kijken welke bronnen er zijn: veelgestelde vragen, offerteteksten, werkinstructies, eerdere correspondentie of een handleiding. Die bronnen krijgen een vaste plek, met een eigenaar die ze actueel houdt, want een AI-collega die uit verouderde documenten put geeft zelfverzekerde maar foute antwoorden. Wat hij niet weet, hoort hij te zeggen in plaats van te gokken. Bij strijdige bronnen of een ontbrekend antwoord gaat de vraag naar een mens, met de vraag erbij welke bron er nodig is.
Dan zeggen we dat, en dan stoppen we met dat proces. In de inwerkperiode wordt zichtbaar of de input te rommelig is, of de uitzonderingen te veel tijd vragen, of de winst te klein is om het te rechtvaardigen. Je zit dan niet vast aan een lang contract: na de periode van 4 weken kies je of je doorgaat. Past het proces niet, dan kijken we naar een proces waar de omstandigheden beter zijn, of je stopt. Dat is geen mislukking, maar het voorkomt dat je maanden aan iets bouwt dat niemand gebruikt.
Je start met een inwerkperiode van 4 weken voor 999 euro exclusief btw, waarin we één proces samen met je team inwerken en testen met echt werk. Daarna kies je of je doorgaat met een vaste dienst per 4 weken, tegen een tarief dat we vooraf met je afstemmen. Er is geen licentie per gebruiker: je hele team werkt mee in dezelfde AI-collega. Wat er in die periode in zit, is afhankelijk van het proces en de koppelingen, en dat bespreken we voordat we beginnen, zodat je niet halverwege voor verrassingen komt te staan.
Begin bij het proces dat het vaakst terugkomt en nu het meest blijft liggen, met een duidelijke input en een uitkomst die je kunt controleren. In de praktijk is dat vaak de orderintake, de offerteaanvraag of de klantvraag, omdat daar elke week volume zit en de vertraging direct zichtbaar is. Facturatie en onboarding zijn sterke tweede stappen, omdat ze pas waarde opleveren als de informatie daarvoor al compleet binnenkomt. Kies dus niet het proces dat het meest pijn doet, maar het proces dat het minst afhankelijk is van uitzonderingen.
Workflow automatisering laat vaste stappen lopen: als dit binnenkomt, doe dan dat. Dat werkt goed voor voorspelbare overdrachten tussen systemen. Een AI-collega gaat een stap verder: hij leest tekst, begrijpt context, stelt een vraag als er iets mist, weegt uitzonderingen en zet werk klaar dat een mens kan goedkeuren. In de praktijk heb je beide nodig: de vaste koppeling voor de gegevens en de AI-collega voor het werk waarin tekst, interpretatie en uitzonderingen zitten. Wie alleen koppelingen bouwt, blijft het denkwerk handmatig doen.
Reken op de inwerkperiode van 4 weken voor het eerste proces: daarin richten we in, testen we met echt werk en stellen we de controlepunten bij. Daarna gaat het sneller, omdat de werkwijze en de koppelingen er dan staan. Hoe lang het precies duurt, hangt af van het aantal bronnen, het aantal uitzonderingen en of er nog goedkeuringen bij mensen nodig zijn. Wat we niet doen, is een datum beloven voordat we het proces echt hebben gezien en de eerste echte aanvragen erdoorheen hebben gehaald.
Your Company OS
Outlook
Exact
HubSpot
Agenda
Excel
WhatsApp
Teams
Drive
Slack
SharePoint