Naar de inhoud
Your Company OS: Verbind. Automatiseer. Werk samen.

AI voor accountants

AI voor accountants: wat een AI-collega overneemt, en wat bij jou blijft.

Een AI-collega in de accountancy doet het voorbereidende werk: dossiers compleet maken, cijfers naast elkaar leggen, btw-verschillen uitzoeken, debiteuren opvolgen en klantvragen beantwoorden met de gegevens uit de administratie. Jouw behandelaar, assistent en controleur houden het oordeel, de beoordeling en de ondertekening.

Inwerkperiode

4 weken

Pilot

€999 excl. btw

Daarna

per 4 weken

  • Vijf concrete taken per functie: behandelaar, assistent en controleur
  • De AI-collega bereidt voor en vraagt door, hij beoordeelt niet
  • Werkt met Exact Online, Moneybird, SnelStart, AFAS en Twinfield
  • EU-hosting, verwerkersovereenkomst en logging per actie
Plan een intakeBekijk de taken per functie
Strategiesessie met het Your Company OS team aan de werktafel

Your Company OS

Eén plek waar je systemen, je team en je AI-collega's samenkomen.

  1. Verbind

    Je systemen praten met elkaar: mail, agenda, CRM en boekhouding. Je vervangt niets.

  2. Automatiseer

    Terugkerend werk loopt vanzelf. Jij keurt de belangrijke stappen goed.

  3. Werk samen

    Je team en je AI-collega's werken in dezelfde dossiers, met één gedeeld geheugen.

AI voor accountants

Het meeste werk is voorbereiden

Het werk in een accountantskantoor bestaat voor een groot deel uit voorbereiden. Een cliënt levert een map met bonnen, een export uit het boekhoudpakket en een vraag per mail. Iemand moet uitzoeken wat er mist, wat er niet klopt en wat er nog uitgevraagd moet worden. Pas daarna begint het werk waar het kantoor voor is: boeken, samenstellen, beoordelen en adviseren.

Dat voorbereidende werk is precies waar de uren weglekken. Het is geen hogere accountancy, het is zoeken, vergelijken, navragen en overtypen. Het gebeurt bovendien op het moment dat het druk is, dus het gebeurt snel en half. De gevolgen zijn bekend: een tweede navraagronde, een dossier dat bij de bespreking niet compleet is en een behandelaar die dezelfde vraag voor de vierde keer beantwoordt.

Een AI-collega pakt dat voorbereidende deel. Hij leest de aanlevering, legt haar naast de administratie, ziet wat ontbreekt, stelt één concrete vraag aan de cliënt en levert een werkpakket op waar de behandelaar mee verder kan. Hij boekt niet, hij keurt niets goed en hij trekt geen conclusies over de cijfers.

Terugkerende processen

Waar de week naartoe gaat

  1. Aanlevering van de cliënt

    Wat er per periode binnen moet zijn, welke stukken ontbreken en wie er om gevraagd moet worden. Hier begint de vertraging meestal, niet bij de verwerking.

  2. Verwerking in het boekhoudpakket

    Facturen, bonnen en bankmutaties worden voorbereid en als concept klaargezet, met de btw-codering en de kostenplaats erbij.

  3. Controle voor de aangifte

    Volledigheid, afwijkingen en signalen voor een suppletie. De aangifte zelf wordt door een mens gedaan en gecontroleerd.

  4. Samenstel en jaarrekening

    Conceptcijfers, vergelijking met vorig jaar, toelichting en de lijst met posten die nog onderbouwing nodig hebben.

  5. Opvolging van openstaande posten

    Debiteuren, crediteuren en oude posten die blijven staan. Herinneringen worden klaargezet, afspraken over betalingsregelingen blijven bij de behandelaar.

  6. Communicatie met de cliënt

    Statusvragen, verzoeken om stukken en vragen over de uitkomst. Dezelfde patronen, elke week opnieuw, vaak in dezelfde bewoording.

Per functie

Vijf taken per functie, met de grens erbij

Dezelfde AI-collega werkt voor het hele kantoor, maar niet iedereen heeft hetzelfde nodig. Per functie zie je welk werk hij voorbereidt. Vet is de taak; de tekst eronder zegt waar hij stopt.

Behandelaar

Samenstel, aangifte en klantcontact: het werk dat de cliënt merkt.

  • Jaarrekening voorbereiden

    De AI-collega zet de conceptbalans en de winst-en-verliesrekening klaar op basis van de administratie, vergelijkt de posten met het vorige boekjaar en maakt een lijst van posten die onderbouwing missen. De behandelaar beoordeelt de cijfers en stelt de jaarrekening samen.

  • Btw-aangiften controleren

    Voor de aangifte legt hij de omzet, de voorbelasting en de eerder ingediende aangiften naast elkaar. Afwijkende posten, ontbrekende facturen en signalen voor een suppletie komen in een controlelijst terecht, met de onderliggende stukken erbij.

  • Debiteuren opvolgen

    Hij loopt de openstaande posten na, bepaalt welke facturen over de termijn zijn en zet een herinnering klaar in de toon en met de termijn die bij die cliënt is afgesproken. Bij een betalingsregeling of een geschil gaat het naar de behandelaar in plaats van de deur uit.

  • Klantvragen beantwoorden

    Vragen over de status van de aangifte, de aftrekbaarheid van een post of de betekenis van een regel op de factuur worden beantwoord met de gegevens die in het dossier staan. Gaat het om een fiscaal standpunt of een adviesvraag, dan komt er een samenvatting bij de behandelaar te liggen.

  • Offertes opstellen

    Bij een nieuwe cliënt of een uitbreiding van de opdracht vult hij de opdrachtbevestiging en de offerte met de gegevens uit de intake, het gekozen dienstenpakket en de afgesproken werkzaamheden. De behandelaar of partner bepaalt de prijs en zet de handtekening.

Assistent

Verwerking en aanlevering: het volume dat elke maand terugkomt.

  • Inkoopfacturen en bonnen voorbereiden

    Binnenkomende facturen worden gelezen en als concept klaargezet met leverancier, bedrag, btw-code, tegenrekening en kostenplaats. Ontbreekt een factuur of is een bon onleesbaar, dan gaat er één gerichte vraag uit in plaats van een half geboekte regel.

  • Bankmutaties afletteren

    Hij legt de bankregels naast de openstaande posten en markeert wat automatisch te koppelen is. Wat overblijft is de korte lijst afwijkingen: een afwijkend bedrag, een onbekende tegenpartij of een dubbele betaling. Die lijst gaat naar de assistent.

  • Aanleveringen compleet maken

    Per cliënt staat vast wat er elke periode binnen moet zijn. De AI-collega vergelijkt de binnengekomen stukken met die lijst en vraagt in één mail op wat ontbreekt, met de periode en het soort stuk erbij zodat de cliënt niet hoeft te raden.

  • Loonmutaties voorbereiden

    Een nieuwe medewerker, een salariswijziging of een uitdiensttreding komt vaak per mail binnen zonder ingangsdatum of personeelsnummer. Hij controleert de mutatie op de vereiste velden en ondertekening en zet hem klaar voor de loonverwerking.

  • Dossiervorming

    Documenten komen op de juiste plek in het dossier, met de juiste naam en bij de juiste periode. Aan het eind van de maand is zichtbaar welke dossiers compleet zijn en waar nog een stuk openstaat, zonder dat iemand mappen hoeft door te klikken.

Controleur en samensteller

Voorbereiding van de beoordeling: compleet, consistent en navolgbaar.

  • Dossier compleetheid voor de beoordeling

    Hij loopt de dossieropbouw na tegen de checklist van het kantoor: ontbrekende onderbouwing, openstaande vragen, vastlegging van afspraken met de cliënt. Wat niet klopt komt in een vragenlijst, zodat de bespreking over inhoud gaat en niet over zoeken.

  • Cijferanalyse voorbereiden

    Hij zet de cijfers naast het vorige boekjaar en naast de verwachting, en markeert de posten die afwijken. Bij elke afwijking staat de onderliggende boeking of factuur, zodat de controleur kan beoordelen of de verklaring klopt.

  • Wwft-cliëntenonderzoek

    Identiteit, UBO, risicoprofiel en de bron van het vermogen worden per cliënt bijgehouden. Ontbreekt een stuk of is een risicoprofiel aan herziening toe, dan staat dat op de lijst voordat het een probleem wordt bij een review of een nieuwe opdracht.

  • Bevestigingen en vragenlijsten

    Hij stelt de bevestigingen en vragenlijsten op die bij de werkzaamheden horen, houdt bij wat terugkomt en wat openstaat, en herinnert op het afgesproken moment. De controleur bepaalt welke werkzaamheden nodig zijn en wat de uitkomst betekent.

  • Rapportage aan de cliënt

    Hij maakt een concept van de managementletter of de besprekingsnotitie: de belangrijkste bevindingen, de open punten en de gemaakte afspraken, in de taal van de cliënt. De accountant bepaalt de inhoud en de strekking van wat er naar buiten gaat.

Systeemlandschap

Waar de informatie nu staat

Boekhoudpakketten

Exact Online, Moneybird, SnelStart, e-Boekhouden.nl, Jortt, Rompslomp, Xero, AFAS, Twinfield, Visma eAccounting

Aanlevering en documenten

Mail en bijlagen, OneDrive, SharePoint, Dropbox, pdf per mail, scans en foto’s van bonnen

Kantoorsystemen

Outlook, Teams, Excel, dossiersystemen en de klantportalen van de pakketten

Pijn en kosten

Wat het nu kost

Vacatures blijven open

Het werk groeit door en de formatie groeit niet mee. Elk uur dat aan voorbereiding opgaat, gaat niet naar werk dat het kantoor kan declareren of waar het voor is opgeleid.

Werk blijft liggen in de piek

Rond de aangiftetermijnen en de samenstelperiode schuift het voorbereidende werk naar achteren. Daarna volgt een inhaalslag met overwerk en fouten.

Kennis zit in één hoofd

Klantspecifieke afspraken over kostenplaatsen, aanleverwijze en toon staan in het hoofd van één behandelaar. Bij vakantie, ziekte of vertrek moet iemand anders opnieuw uitzoeken hoe het zit.

Elke interruptie kost twee keer tijd

Een telefoontje over een factuur of een statusvraag per mail onderbreekt het werk. Na de onderbreking kost het tijd om terug te komen in het dossier waar je mee bezig was.

Aanleveringen komen onvolledig binnen

De cliënt stuurt wat hij heeft, niet wat nodig is. Elke ontbrekende bon betekent een mail, een herinnering en een tweede ronde, vaak met dezelfde cliënt als vorige maand.

Declarabele uren verdwijnen in uitzoekwerk

Uren die opgaan aan zoeken en navragen zijn lastig te declareren en drukken op de marge van de opdracht. Ze zijn ook niet het werk waarmee een kantoor zich onderscheidt.

Het Your Company OS team in de studio

En daarna

Debiteurenopvolging is een sterke tweede kandidaat zodra het eerste proces staat: het is terugkerend, de regels zijn per cliënt vast te leggen en het resultaat is direct zichtbaar in de openstaande posten. Daarna volgen de btw-controle en de cijferanalyse voor de beoordeling.

Het ideale eerste proces

Binnenkomende aanlevering compleet maken en als werkpakket klaarzetten

  • Hoog volume, laag risico. Het gaat om volledigheid en overdracht, niet om de financiële verwerking. De assistent of behandelaar houdt de boeking en de controle.
  • Directe tijdwinst. Elke onvolledige aanlevering kost nu een mail, een herinnering en een tweede ronde. Dat verdwijnt grotendeels als de vraag in één keer compleet is.
  • Meetbaar binnen de inwerkperiode. Aantal navraagrondes per cliënt, percentage aanleveringen dat in één keer compleet is en de doorlooptijd van binnenkomst tot klaarzetten.
  • Zichtbaar voor de cliënt. Het kantoor vraagt sneller en gerichter terug, en dat merkt de cliënt zonder dat er iets aan de werkwijze verandert.
  • Bouwt de leerlaag op. Elke goedgekeurde afspraak over aanlevering wordt een vaste regel per cliënt, in plaats van iets dat in iemands hoofd zit.

Koppelen, samenwerken, leren

Zo werkt de AI-collega in de praktijk

  1. 1

    Koppelen

    De AI-collega werkt op de plek waar het werk binnenkomt: de mailbox, de documentopslag en de administratie. Niet als vervanging van het boekhoudpakket, maar als laag daarvoor.

    • Mailbox van de behandelaar of het algemene kantooradres, de belangrijkste bron van aanleveringen en vragen.
    • Documentopslag en klantportalen, zoals OneDrive, SharePoint, Dropbox of het portaal van het boekhoudpakket.
    • Het boekhoudpakket, waar mogelijk read-only, voor grootboek, openstaande posten en klantcontext.
    • Loon- en personeelsinformatie voor zover nodig om een mutatie te kunnen beoordelen.
    • De kantoorkalender en de taaklijst, zodat een werkpakket bij de juiste persoon terechtkomt.
    • EU-hosting
    • Verwerkersovereenkomst
    • Logging van elke actie
    • Geen financiële mutatie zonder menselijke goedkeuring
  2. 2

    Samenwerken

    Wat de AI-collega voorbereidt
    De AI-collega leest wat er binnenkomt, legt het naast het dossier en de administratie en levert een werkpakket op: cliënt, periode, wat er is aangeleverd, wat er ontbreekt, welke posten afwijken en welke stap volgens de afspraken volgt.
    Wat hij terugvraagt
    Bij ontbrekende of onduidelijke gegevens stelt hij één korte vraag op aan de cliënt of aan de behandelaar, met de periode en het soort stuk erbij. Eén bericht, geen heen-en-weer.
    Wie beslist
    De behandelaar beslist over de boeking, de fiscale behandeling, de samenstelling van de jaarrekening en alles met een materieel risico. De controleur bepaalt de aard, timing en omvang van de werkzaamheden en de strekking van de verklaring.
    Controle
    Elke voorgestelde stap is zichtbaar en omkeerbaar en goedkeuren is één handeling. Bij een ongebruikelijke transactie, een ontbrekend UBO-gegeven of een cliënt die afwijkt van het patroon legt hij het voor aan een mens in plaats van door te gaan.
  3. 3

    Leren

    Goedgekeurde correcties worden vaste werkinstructies, per cliënt en per kantoor.

    • Cliëntafspraken. Een vaste kostenplaats, een projectcode op de factuur of bonnen alleen via het portaal. Na jouw goedkeuring wordt dat een regel die bij de volgende aanlevering automatisch wordt toegepast.
    • Aanlevereisen. Per cliënt staat vast wat er elke periode nodig is. Een ontbrekend stuk levert een gerichte vraag op, geen algemene herinnering.
    • Escalatiedrempels. Blijkt een bepaald type post structureel uitzondering te zijn, dan wordt de regel aangescherpt of gaat het standaard naar een mens.
    • Teamverspreiding. De opgebouwde kennis wordt gedeeld binnen het kantoor, zodat niet één behandelaar maar het hele team met dezelfde afspraken werkt.

    Leren gebeurt alleen op goedgekeurde correcties. Geen enkele cliëntafspraak wordt een regel zonder dat een behandelaar of controleur hem heeft bevestigd.

De grens

Wat een AI-collega niet overneemt

Dit is het deel dat het minst verandert, en het is met opzet zo opgeschreven. De AI-collega is gereedschap in het dossier. Het vak, het oordeel en de verantwoordelijkheid blijven waar ze horen: bij de accountant en bij het kantoor.

  1. Beoordelingsvorm en oordeel

    De AI-collega vormt geen oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening en bepaalt niet of de werkzaamheden toereikend zijn. De accountant bepaalt de aard, timing en omvang van de werkzaamheden en trekt de conclusie.

  2. Assurance en de verklaring

    Een controleverklaring of beoordelingsverklaring komt van een bevoegd accountant en niet van software. De AI-collega levert hooguit de onderbouwing en de volledigheid van het dossier waarop die verklaring rust.

  3. Ondertekening

    De verklaring bij de jaarrekening en de definitieve aangifte worden ondertekend door de verantwoordelijke accountant. Een concept of voorbereiding is nooit een ondertekend stuk, ook niet als het compleet is.

  4. Eindverantwoordelijkheid

    De verantwoordelijkheid voor de opdracht, de dossiervorming en de naleving van de beroeps- en gedragsregels blijft bij het kantoor. De AI-collega legt vast wat hij doet, zodat die verantwoordelijkheid achteraf aantoonbaar is.

  5. Fiscale standpuntbepaling en advies

    De afweging bij een fiscaal standpunt, de keuze tussen behandeling als ondernemer of resultaatgenieter, of het advies bij een voorgenomen transactie: dat blijft mensenwerk. De AI-collega zoekt de stukken erbij en zet de argumenten op een rij.

  6. Vertrouwelijkheid en cliëntgeheim

    Hij werkt binnen de bestaande toegangsrechten, met EU-hosting, een verwerkersovereenkomst en logging per actie. Geen enkele cliëntgegevens gaan naar een omgeving die het kantoor niet zelf heeft goedgekeurd.

Kort gezegd: de AI-collega zorgt dat het dossier compleet en navolgbaar is voordat de accountant ernaar kijkt. Wat daarna komt, is het werk waarvoor de accountant is opgeleid en waarop hij wordt aangesproken.

Investering

Wat een AI-collega kost

Je begint met een inwerkperiode van vier weken waarin we de AI-collega samen met je team op echt werk inwerken. Daarna bepaal je of hij blijft.

Inwerkperiode

4 weken

We kiezen één proces, richten de AI-collega in op jullie eigen systeem en werken hem in met echte dossiers van je team.

Pilot

€999 excl. btw

Eenmalig bedrag voor de inwerkperiode, inclusief een vast aanspreekpunt en een terugblik op wat het heeft opgeleverd.

Daarna

vaste dienst per 4 weken

Het tarief stemmen we vooraf met je af en hangt af van de taken en de koppelingen. Je hele team werkt mee in dezelfde omgeving, met de inrichting inbegrepen.

Geen projectbedrag vooraf en geen licentie per medewerker. De inwerkperiode is bedoeld om te meten of het tijd oplevert in plaats van kost; daarna beslis je of hij blijft.

Veelgestelde vragen

De vragen die we het vaakst krijgen

Wat kost een AI-collega voor een accountantskantoor+
Je start met een inwerkperiode van 4 weken voor €999 excl. btw. Daarin richten we de AI-collega in op één proces en werken we hem in met echte dossiers van je team. Daarna is het een vaste dienst per 4 weken, tegen een tarief dat we vooraf met je afstemmen. Dat tarief hangt af van de taken en de koppelingen, niet van het aantal gebruikers.
Neemt AI de accountant over+
Nee. De AI-collega neemt voorbereidend werk over: aanleveringen compleet maken, posten vergelijken, ontbrekende stukken uitvragen en concepten klaarzetten. Het oordeel, de beoordeling, de ondertekening en de eindverantwoordelijkheid blijven bij de accountant. Wat verandert is de hoeveelheid zoekwerk voordat het echte werk begint.
Is AI in de accountancy toegestaan+
Er is geen verbod op AI als hulpmiddel. Wat wel geldt zijn de bestaande verplichtingen: het cliëntgeheim, de AVG, de eisen aan dossiervorming en de verantwoordelijkheid van de accountant voor de uitkomst. Daarom werkt de AI-collega binnen de bestaande toegangsrechten, op EU-hosting, met een verwerkersovereenkomst en met logging van elke actie, zodat je achteraf kunt uitleggen wat er is gebeurd.
Hoe begin ik met AI in mijn accountantskantoor+
Begin met één proces dat elke maand terugkomt en waarvan de uitkomst controleerbaar is, bijvoorbeeld de aanlevering compleet maken of de debiteurenopvolging. Richt daar de AI-collega op in, meet vier weken lang het effect op navraagrondes en doorlooptijd, en breid daarna uit naar een tweede proces. Begin niet met de jaarrekening of met fiscaal advies.
Werkt dit met Exact Online, Moneybird of SnelStart+
Ja. De AI-collega werkt op de mailbox, de documentopslag en de administratie en is niet aan één pakket gebonden. Koppelingen met Exact Online, Moneybird, SnelStart, e-Boekhouden.nl, Jortt, Rompslomp, Xero, AFAS, Twinfield en Visma eAccounting zijn mogelijk. Een kantoor met meerdere pakketten naast elkaar houdt zo één werkwijze in plaats van vijf eilanden.
Wat verandert er voor mijn assistent+
Het zoekwerk verdwijnt en de controle blijft. De assistent krijgt een werkpakket met wat er is aangeleverd, wat er ontbreekt en welke posten afwijken, in plaats van een map die nog moet worden uitgezocht. De assistent beoordeelt dat pakket en boekt; de AI-collega doet dat niet zelf.

Het alternatief

Wat bureaus nu doen, en waar het tekortschiet

Niets doen, met de hand en in Excel

Kost geen geld, maar kost elke maand dezelfde uren aan navragen en uitzoeken, en het probleem groeit mee met het aantal cliënten.

Vier weken inwerken op één proces, met als meetpunt het aantal navraagrondes en de doorlooptijd per cliënt.

Microsoft Copilot of ChatGPT

Geeft individuele productiviteit en een goed antwoord op een losse vraag. Het kent de cliëntafspraken van jouw kantoor niet, heeft geen rol in het proces en leert niet goedgekeurd bij.

Een rol in het dossier: leest de aanlevering, kent de afspraken per cliënt en levert een werkpakket op dat je kunt controleren.

Automatisering in het boekhoudpakket

Sterk in het verwerken van wat al binnen is en in herkennen van terugkerende facturen. Stopt bij de pakketgrens en raakt de mail, de ontbrekende stukken en de klantvraag niet.

Werkt op de laag waar het werk binnenkomt, over pakketten heen, en vult het pakket in plaats van het te vervangen.

Een RPA-script of koppeling per stap

Werkt zolang de invoer hetzelfde blijft. Zodra een cliënt een andere mapnaam, een andere leverancier of een foto in plaats van een pdf stuurt, valt het om en moet iemand het repareren.

Gaat om met variatie in invoer en vraagt door waar een script stopt.

Uitbesteden aan een administratiekantoor of offshore team

Verplaatst het werk en de kosten, verlaagt de kwaliteit van het klantcontact en maakt het kantoor afhankelijk van een partij buiten de deur.

Blijft binnen het kantoor, binnen de eigen systemen en onder eigen regie, met de kennis in het eigen dossier.

Verder lezen

AI-collega voor administratiekantorenDe zakelijke kant: welke processen, wat het per fase oplevert en hoe de inwerkperiode werkt.Lees verder ↗
AI-agents voor accountancyDe bredere inzet van AI-agents in het kantoor, van factuurverwerking tot rapportage.Lees verder ↗
Wat kost een AI-collegaHet volledige antwoord over de inwerkperiode, het tarief per 4 weken en wat er niet in zit.Lees verder ↗
Peter van de Groep, commercieel aanspreekpunt bij Your Company OS

Peter van de Groep

Commercieel aanspreekpunt bij Your Company OS

JOUW AANSPREEKPUNT

Welk proces kost jullie elke week te veel tijd?

Plan een intake. We kiezen samen het eerste proces en werken het in 1 maand bij jullie in. Daarna kiezen jullie of de proeftijd wordt verlengd.

Neem contact op met Peter