Vraag classificeren
De agent herkent onderwerp, urgentie, klanttype en ontbrekende informatie.
AI klantenservice
AI klantenservice: vragen beter afgehandeld, niet alleen sneller.
Een AI-collega voor klantenservice helpt je team met sorteren, samenvatten, kennis ophalen, conceptantwoorden en overdracht naar de juiste medewerker.
MKB-bedrijven met klantvragen en supportdruk
EERSTE PILOT
Start met één klantvraagstroom: veelgestelde vragen, intake, supporttickets of statusvragen.
Kortere reactietijd op klantvragen
Gemaakt voor het MKB
Menselijke controle blijft zichtbaar
AI klantenservice is geen chatbot die antwoorden verzint, maar een collega die vragen sorteert, het juiste antwoord opzoekt en doorschuift naar een mens als het ingewikkeld wordt.
Lees ook: klantenservice automatiseren de kennisvariant over het proces van vraag tot afhandeling, met de kanalen en de meetpunten.
Klachten, prijsafspraken, juridische vragen en alles wat met een relatie te maken heeft, blijven bij je team. De AI-collega zet daar wel de context bij: historie, eerdere toezeggingen en de vraag welke beslissing er nodig is.
DE INBOX
Welke klantvragen je het eerst door de AI laat voorbereiden.
In vrijwel elke inbox zitten drie soorten berichten door elkaar: vragen die altijd hetzelfde antwoord hebben, vragen waar iets ontbreekt voordat je kunt antwoorden, en berichten die een mens moet lezen. AI klantenservice begint bij de eerste twee, omdat daar volume zit en de kwaliteit meetbaar is.
Your Company OS
Eén plek waar je systemen, je team en je AI-collega's samenkomen.
Verbind
Je systemen praten met elkaar: mail, agenda, CRM en boekhouding. Je vervangt niets.
Automatiseer
Terugkerend werk loopt vanzelf. Jij keurt de belangrijke stappen goed.
Werk samen
Je team en je AI-collega's werken in dezelfde dossiers, met één gedeeld geheugen.
VIJF VRAAGSTROMEN
Waar AI klantenservice begint in je inbox
Per stroom staat wat de AI-collega doet en waar hij stopt. De volgorde is ook de volgorde waarin we meestal starten: eerst de vragen met een vast antwoord, dan de vragen waar iets ontbreekt.
Conceptantwoord maken
Veelgestelde vragen krijgen een antwoord in de juiste toon en met broncontext.
Ticket verrijken
Complexe vragen worden samengevat met historie, risico en voorgestelde vervolgstap.
Escaleren naar mens
Klachten, prijzen, uitzonderingen en gevoelige onderwerpen gaan naar een medewerker.
Kennisbank verbeteren
Terugkerende vragen worden zichtbaar als input voor betere documentatie.
Opvolging bewaken
Openstaande klantvragen en acties blijven onder controle.
SNELHEID EN KWALITEIT
Sneller antwoorden is niet hetzelfde als beter antwoorden
Een vraag te snel afhandelen kost later een tweede gesprek. Daarom is de eerste winst niet het automatisch versturen van antwoorden, maar het compleet maken van de vraag voordat iemand er tijd in stopt: welke klant, welk product, welke eerdere afspraak, wat ontbreekt er nog.
Te meten aan de eerste reactietijd, het aantal vragen dat opnieuw gesteld moet worden en het aantal berichten dat zonder eigenaar blijft liggen.
Your Company OS
Outlook
Anne-Marit
Exact
HubSpot
Agenda
Tijn
Excel
WhatsApp
Cyrill
Karel
Frits
Henk
Teams
Drive
Slack
SharePointZO GAAT HET NU
De wachtrij groeit en niemand ziet waarom.
- dezelfde vraag komt vijf keer per week binnen en wordt vijf keer uitgezocht
- een bericht met drie vragen wordt in één keer beantwoord en half opgelost
- de klant moet zijn ordernummer twee keer doorgeven
- berichten zonder eigenaar verdwijnen onderin de inbox
ZO LOOPT HET DAN
Elke vraag heeft context, een eigenaar en een status.
- herhaalvragen krijgen een conceptantwoord met de bron erbij
- ontbrekende gegevens worden uitgevraagd voordat een medewerker begint
- een bericht met drie vragen wordt gesplitst en bij de juiste persoon gezet
- klachten en toezeggingen gaan met samenvatting naar een mens
AANPAK IN 4 WEKEN
Eén vraagstroom in vier weken, met jouw toon en jouw bronnen.
- 01
Kies het proces
Samen kiezen we het eerste proces: terugkerend, afgebakend en goed te meten.
- 02
Verbind je systemen
Mail, formulieren, CRM, Drive en je bestaande documenten worden gekoppeld.
- 03
Automatiseer de stappen
Samen leggen we de regels vast: wat loopt vanzelf en wanneer gaat het naar een mens.
- 04
Werk samen, met controle
Jij houdt de controle: bij gevoelige stappen vraagt het eerst jouw akkoord.
Een conceptantwoord met bron, geen gok.
De AI-collega levert een concept met de gebruikte bron erbij, zodat een medewerker in één blik ziet of het klopt en alleen nog hoeft te beslissen of het de deur uit gaat.
Verder lezen
Klantvragen van dichtbij bekeken
Het proces zelf, de kanalen en de meetpunten.
Veelgestelde vragen over AI klantenservice
De vragen die bij AI in de klantenservice het eerst komen, zonder de belofte dat alles automatisch gaat.
Wat is AI klantenservice?+
AI klantenservice gebruikt AI om klantvragen te herkennen, antwoorden voor te bereiden, tickets te verrijken en opvolging sneller te maken.
Kan AI zelfstandig klanten antwoorden?+
Dat kan technisch, maar Your Company OS start meestal met conceptantwoorden en menselijke controle voor kwaliteit en vertrouwen.
Peter van de Groep
Commercieel aanspreekpunt bij Your Company OS
JOUW AANSPREEKPUNT
Hoeveel herhaalvragen staan er deze week in je inbox?
Plan een intake. We kijken naar je vraagstromen en kiezen de stroom die het vaakst terugkomt.