AI-agent of automatisering: kies per proces wat het werk doet

RPA voert vaste stappen uit in een vaste volgorde, bijvoorbeeld een knop indrukken of een veld vullen, en stopt zodra het scherm of het bestand anders is ingericht. Een AI-agent leest de inhoud, vat samen, vraagt na als iets ontbreekt en kan binnen afgesproken regels een oordeel geven. RPA wint bij hoge volumes met dezelfde input, een agent is sterker zodra elke aanlevering er anders uitziet.

Ja, en dat is meestal de verstandigste route. Je bestaande workflows blijven de vaste stappen doen waar ze goed in zijn, zoals gegevens ophalen, bestanden verplaatsen of een taak aanmaken in je systeem. De AI-agent komt op de plek waar een regel vastloopt: een afwijkende mail, een ontbrekend veld of een vraag die uitleg vraagt. Je hoeft dus niets weg te gooien om te beginnen.

Kies klassieke automatisering als de input elke keer hetzelfde is, de regels vastliggen en het volume hoog is. Denk aan orderregels inlezen, bestanden archiveren, een standaardmail versturen of een taak aanmaken bij een statuswijziging. Zo’n proces is met regels sneller, goedkoper en voorspelbaar te testen. Een agent toevoegen maakt het duurder en lastiger controleerbaar zonder dat je er iets voor terugkrijgt.

De eerste pilot kost 999 euro exclusief btw en duurt vier weken, waarin je AI-collega samen met je team wordt ingewerkt op het proces dat je kiest. Daarna geldt een vast tarief per vier weken, zodat je vooraf weet wat je betaalt. In die periode zie je of de agent de randen van je automatisering echt afvangt voordat je verder uitbreidt, je bestaande workflows blijven gewoon staan.